Wprowadzenie systemu ochrony Sygnalistów w Twojej firmie to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów prawa (jeśli podlegasz pod nowe uregulowania prawne na gruncie Ustawy o ochronie sygnalistów), ale również sposób na budowanie zaufania i wzmocnienie kultury organizacyjnej. Dzięki zapewnieniu odpowiedniej ochrony dla Sygnalistów – Twoja firma ma szansę na szybkie i skuteczne rozwiązywanie zgłoszonych nieprawidłowości, a potencjalni Sygnaliści nie muszą obawiać się ewentualnych działań odwetowych. Co istotne, wdrożenie odpowiednich procedur w celu ochrony Sygnalistów nie musi być skomplikowane, ale wymaga przemyślanych i praktycznych rozwiązań, tak aby były one skuteczne i wiarygodne. Poniżej przedstawiamy 5 kluczowych porad, które pomogą Twojej firmie wprowadzić praktyczne rozwiązania w zakresie ochrony Sygnalistów.
- Stwórz kompletną i przejrzystą procedurę zgłoszeń wewnętrznych
Pierwszym krokiem w skutecznym wdrożeniu ochrony Sygnalistów jest stworzenie kompletnej a zarazem przejrzystej i zrozumiałej procedury zgłaszania nieprawidłowości. Procedura dokonywania zgłoszeń wewnętrznych powinna stanowić swego rodzaju instrukcję tego, w jaki sposób zgłaszać naruszenia oraz wskazywać jakie czynności podejmie Twoja firma po otrzymaniu takiego zgłoszenia. Należy jasno określić, jakie działania i zachowania mogą być zgłaszane oraz jakie są dostępne kanały komunikacji dla Sygnalistów. Warto zadbać o to, aby kanały komunikacji były dostosowane do przedmiotu działalności Twojej firmy – będzie to dogodne rozwiązanie zarówno dla Twojej firmy, jak i osób zgłaszających naruszenia. Pamiętaj, że im bardziej zrozumiałe są te zasady, tym większa szansa, że pracownicy będą z nich korzystać. W tym celu warto opracować również formularz zgłoszenia naruszenia czy informacji o działaniach odwetowych, który choć nieobowiązkowy w światle ustawy, może znacząco usprawnić i przyspieszyć proces zgłoszenia.
- Powołaj odpowiedni podmiot ds. zarządzania zgłoszeniami
Jednym z kluczowych elementów skutecznej ochrony Sygnalistów jest wybór odpowiedniego podmiotu, który będzie odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń, przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego oraz działań następczych i wysłanie Sygnaliście informacji zwrotnej. W zależności od charakteru i skali Twojej firmy powyższe funkcje może pełnić jedna osoba lub zespół składający się z kilku lub kilkunastu osób. Kluczowe jednak jest, aby w skład podmiotu została powołana osoba/osoby bezstronne i niezależne, ale również cieszące się zaufaniem wśród pracowników. Pamiętaj, że po wybraniu konkretnej osoby/osób należy zobowiązać te osoby do zachowania poufności oraz udzielić im stosownego upoważnienia, w zakresie przetwarzania danych związanych ze zgłoszeniem.
- Zapewnij ochronę tożsamości Sygnalistów
Jednym z kluczowych czynników, które sprawią, że pracownik zdecyduje się na zgłoszenie nieprawidłowości wykrytych w Twojej firmie jest pewność, że jego tożsamość będzie odpowiednio chroniona, a sam fakt zgłoszenia nie spotka się z działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy czy innych pracowników. Co za tym idzie, przy wdrażaniu systemu ochrony Sygnalistów obowiązkowo uwzględnić należy mechanizm pozwalający w sposób dostateczny na zapewnienie poufności i zabezpieczenie Sygnalisty przed możliwymi działaniami odwetowymi. Zapewnienie silnej ochrony przed ewentualnymi represjami jest fundamentem efektywnego systemu Sygnalistów.
- Dokonaj prawidłowego wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych
Pamiętaj, że samo przygotowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych nie wystarczy – wymaga ona odpowiedniego wdrożenia w Twojej firmie. W tym celu należy podjąć następujące kroki:
- Skonsultowanie treści procedury – Skonsultuj projekt procedury z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników. Ustawa wymaga, aby konsultacje te trwały od 5 do 10 dni. Konsultacje to nie tylko przesłanie procedury do wglądu, ale także omówienie jej z przedstawicielstwem i wysłuchanie jego propozycji;
- Ogłoszenie procedury – Po zakończeniu konsultacji, ogłoś procedurę w Twojej firmie w sposób zwyczajowo przyjęty, np. przez wiadomość e-mail lub komunikat na stronie internetowej. Ważne jest, aby zrobić to co najmniej 7 dni przed planowanym wejściem procedury w życie.
- Wejście procedury w życie – Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia, w którym została podana do wiadomości pracownikom.
- Szkolenia i budowanie świadomości wśród pracowników
Wdrożenie rozwiązań dla Sygnalistów będzie skuteczne tylko wtedy, gdy pracownicy będą świadomi istnienia takiego systemu i jego zasad. Regularne szkolenia na temat etyki pracy oraz procedury zgłaszania nieprawidłowości są niezbędne. Warto również przeprowadzać kampanie informacyjne, które uświadomią pracownikom, jak mogą zgłaszać nieprawidłowości i dlaczego jest to ważne. Upewnij się, że wszyscy wiedzą jak zgłaszać naruszenia, poprzez jaki kanał komunikacji i jakie mają prawo jako Sygnaliści. Ważne, aby pracownicy mieli świadomość, że dokonanie zgłoszenia nie będzie miało dla nich negatywnych skutków, a wręcz przeciwnie pozwoli pracodawcy na poprawę i wyeliminowanie nielegalnych czy niezgodnych z prawem procederów mających miejsce w zakładzie pracy. Prawidłowe funkcjonowanie zakładu pracy powinno być priorytetem zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Potencjalni Sygnaliści muszą więc mieć świadomość, że dokonanie przez nich zgłoszenia zostanie potraktowane przez pracodawców poważanie i odniesie swój efekt w postaci podjęcia odpowiednich działań następczych.
Podsumowanie
Skuteczna ochrona Sygnalistów to podstawa budowania zaufania w Twojej firmie i promowania etycznych zachowań. Jasne procedury, szkolenia oraz odpowiednie zabezpieczenia to klucz do sukcesu. Dzięki odpowiednio wdrożonym rozwiązaniom, Twoja firma może zyskać nie tylko zwiększenie zgodności z przepisami prawa, ale także możliwość szybszej reakcji na zgłoszone nieprawidłowości. Ponadto, skuteczne procedury sprzyjają kreowaniu wśród pracowników wewnętrznego poczucia przynależności i odpowiedzialności za dobro zakładu pracy.