Wprowadzenie systemu ochrony Sygnalistów w Twojej firmie to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów prawa (jeśli podlegasz pod nowe uregulowania prawne na gruncie Ustawy o ochronie sygnalistów), ale również sposób na budowanie zaufania i wzmocnienie kultury organizacyjnej. Dzięki zapewnieniu odpowiedniej ochrony dla Sygnalistów – Twoja firma ma szansę na szybkie i skuteczne rozwiązywanie zgłoszonych nieprawidłowości, a potencjalni Sygnaliści nie muszą obawiać się ewentualnych działań odwetowych. Co istotne, wdrożenie odpowiednich procedur w celu ochrony Sygnalistów nie musi być skomplikowane, ale wymaga przemyślanych i praktycznych rozwiązań, tak aby były one skuteczne i wiarygodne. Poniżej przedstawiamy 5 kluczowych porad, które pomogą Twojej firmie wprowadzić praktyczne rozwiązania w zakresie ochrony Sygnalistów.

  1. Stwórz kompletną i przejrzystą procedurę zgłoszeń wewnętrznych

Pierwszym krokiem w skutecznym wdrożeniu ochrony Sygnalistów jest stworzenie kompletnej a zarazem przejrzystej i zrozumiałej procedury zgłaszania nieprawidłowości. Procedura dokonywania zgłoszeń wewnętrznych powinna stanowić swego rodzaju instrukcję tego, w jaki sposób zgłaszać naruszenia oraz wskazywać jakie czynności podejmie Twoja firma po otrzymaniu takiego zgłoszenia. Należy jasno określić, jakie działania i zachowania mogą być zgłaszane oraz jakie są dostępne kanały komunikacji dla Sygnalistów. Warto zadbać o to, aby kanały komunikacji były dostosowane do przedmiotu działalności Twojej firmy – będzie to dogodne rozwiązanie zarówno dla Twojej firmy, jak i osób zgłaszających naruszenia. Pamiętaj, że im bardziej zrozumiałe są te zasady, tym większa szansa, że pracownicy będą z nich korzystać. W tym celu warto opracować również formularz zgłoszenia naruszenia czy informacji o działaniach odwetowych, który choć nieobowiązkowy w światle ustawy, może znacząco usprawnić i przyspieszyć proces zgłoszenia.

  1. Powołaj odpowiedni podmiot ds. zarządzania zgłoszeniami

Jednym z kluczowych elementów skutecznej ochrony Sygnalistów jest wybór odpowiedniego podmiotu, który będzie odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń, przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego oraz działań następczych i wysłanie Sygnaliście informacji zwrotnej. W zależności od charakteru i skali Twojej firmy powyższe funkcje może pełnić jedna osoba lub zespół składający się z kilku lub kilkunastu osób. Kluczowe jednak jest, aby w skład podmiotu została powołana osoba/osoby bezstronne i niezależne, ale również cieszące się zaufaniem wśród pracowników. Pamiętaj, że po wybraniu konkretnej osoby/osób należy zobowiązać te osoby do zachowania poufności oraz udzielić im stosownego upoważnienia, w zakresie przetwarzania danych związanych ze zgłoszeniem.

  1. Zapewnij ochronę tożsamości Sygnalistów

Jednym z kluczowych czynników, które sprawią, że pracownik zdecyduje się na zgłoszenie nieprawidłowości wykrytych w Twojej firmie jest pewność, że jego tożsamość będzie odpowiednio chroniona, a sam fakt zgłoszenia nie spotka się z działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy czy innych pracowników. Co za tym idzie, przy wdrażaniu systemu ochrony Sygnalistów obowiązkowo uwzględnić należy mechanizm pozwalający w sposób dostateczny na zapewnienie poufności i zabezpieczenie Sygnalisty przed możliwymi działaniami odwetowymi. Zapewnienie silnej ochrony przed ewentualnymi represjami jest fundamentem efektywnego systemu Sygnalistów.

  1. Dokonaj prawidłowego wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych

Pamiętaj, że samo przygotowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych nie wystarczy – wymaga ona odpowiedniego wdrożenia w Twojej firmie. W tym celu należy podjąć następujące kroki:

  • Skonsultowanie treści procedury – Skonsultuj projekt procedury z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników. Ustawa wymaga, aby konsultacje te trwały od 5 do 10 dni. Konsultacje to nie tylko przesłanie procedury do wglądu, ale także omówienie jej z przedstawicielstwem i wysłuchanie jego propozycji;
  • Ogłoszenie procedury – Po zakończeniu konsultacji, ogłoś procedurę w Twojej firmie w sposób zwyczajowo przyjęty, np. przez wiadomość e-mail lub komunikat na stronie internetowej. Ważne jest, aby zrobić to co najmniej 7 dni przed planowanym wejściem procedury w życie.
  • Wejście procedury w życie – Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia, w którym została podana do wiadomości pracownikom.
  1. Szkolenia i budowanie świadomości wśród pracowników

Wdrożenie rozwiązań dla Sygnalistów będzie skuteczne tylko wtedy, gdy pracownicy będą świadomi istnienia takiego systemu i jego zasad. Regularne szkolenia na temat etyki pracy oraz procedury zgłaszania nieprawidłowości są niezbędne. Warto również przeprowadzać kampanie informacyjne, które uświadomią pracownikom, jak mogą zgłaszać nieprawidłowości i dlaczego jest to ważne. Upewnij się, że wszyscy wiedzą jak zgłaszać naruszenia, poprzez jaki kanał komunikacji i jakie mają prawo jako Sygnaliści. Ważne, aby pracownicy mieli świadomość, że dokonanie zgłoszenia nie będzie miało dla nich negatywnych skutków, a wręcz przeciwnie pozwoli pracodawcy na poprawę i wyeliminowanie nielegalnych czy niezgodnych z prawem procederów mających miejsce w zakładzie pracy. Prawidłowe funkcjonowanie zakładu pracy powinno być priorytetem zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Potencjalni Sygnaliści muszą więc mieć świadomość, że dokonanie przez nich zgłoszenia zostanie potraktowane przez pracodawców poważanie i odniesie swój efekt w postaci podjęcia odpowiednich działań następczych.

Podsumowanie

Skuteczna ochrona Sygnalistów to podstawa budowania zaufania w Twojej firmie i promowania etycznych zachowań. Jasne procedury, szkolenia oraz odpowiednie zabezpieczenia to klucz do sukcesu. Dzięki odpowiednio wdrożonym rozwiązaniom, Twoja firma może zyskać nie tylko zwiększenie zgodności z przepisami prawa, ale także możliwość szybszej reakcji na zgłoszone nieprawidłowości. Ponadto, skuteczne procedury sprzyjają kreowaniu wśród pracowników wewnętrznego poczucia przynależności i odpowiedzialności za dobro zakładu pracy.