Po wielu latach rozbieżności i pytań w zakresie zasad wykonywania zawodu psychologa oraz prowadzenia jednostek, w których psychologowie realizują świadczenia psychologiczne, ustawodawca zdecydował się na uregulowanie tej kwestii nową ustawą o zawodzie psychologa oraz samorządzie zawodowym psychologów z dnia 23 stycznia 2026 roku. Więcej o ustawie pisaliśmy w artykule: Ustawa o zawodzie psychoterapeuty – oczekiwana regulacja zawodu czy chaos legislacyjny?

Ustawa o zawodzie psychologa, poza określeniem zasad uzyskiwania prawa wykonywania zawodu psychologa, czy zasad odpowiedzialności dyscyplinarnej psychologów, wprowadza prawną definicję dokumentacji psychologicznej i reguluje istotne zarówno dla pacjentów, jak i samych psychologów, kwestie prowadzenia i udostępniania dokumentacji psychologicznej.

Dokumentacja psychologiczna zgodna z nową ustawą o zawodzie psychologa

Ustawodawca określa, co obligatoryjnie powinna zawierać dokumentacja psychologiczna i jakie dane osobowe mogą być wykorzystywane w tej dokumentacji.

Dokumentacja psychologiczna – co powinna zawierać

Zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy o zawodzie psychologa: Dokumentacja psychologiczna zawiera co najmniej: (element z sekcji „struktura”)

1. oznaczenie odbiorcy świadczeń psychologicznych pozwalające na ustalenie jego tożsamości:
2. imię (imiona) i nazwisko,
3. datę urodzenia,
4. adres miejsca zamieszkania,
5. numer PESEL, a w przypadku braku numeru PESEL – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało,
6. w przypadku gdy odbiorcą świadczeń psychologicznych jest małoletni – imiona i nazwiska przedstawicieli ustawowych oraz adresy ich miejsc zamieszkania, a w przypadku gdy odbiorcą świadczeń psychologicznych jest osoba ubezwłasnowolniona – imię (imiona) i nazwisko przedstawiciela ustawowego oraz adres jego miejsca zamieszkania;
7. oznaczenie psychologa udzielającego świadczeń psychologicznych obejmujące jego imię (imiona) i nazwisko oraz numer wpisu do Rejestru;
8. nazwę i adres siedziby podmiotu, w którym udzielono świadczeń psychologicznych;
9. opis udzielonych świadczeń psychologicznych;
10. datę sporządzenia;
11. podpis psychologa udzielającego świadczeń psychologicznych.

Dokumentacja psychologiczna – obszary najwyższego ryzyka prawnego

Szczególną uwagę przy prowadzeniu dokumentacji psychologicznej należy zwrócić na ochronę danych osobowych odbiorcy świadczeń (będącego niekiedy również pacjentem),  w tym danych identyfikacyjnych o szczególnym znaczeniu – numeru PESEL. Kluczowe znaczenie ma zabezpieczenie informacji dotyczących przebiegu i zakresu udzielonych świadczeń psychologicznych, ponieważ są to dane wrażliwe w rozumieniu RODO a mianowicie dane o zdrowiu.

Dlaczego ochrona wskazanych danych jest tak istotna? Podlegają one ochronie nie tylko na podstawie ustawy o zawodzie psychologa, ale również na podstawie przepisów rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO).

Czym są dane wrażliwe?

Zgodnie z art. 4 pkt 15 RODO „dane dotyczące zdrowia” oznaczają dane osobowe o zdrowiu fizycznym lub psychicznym osoby fizycznej – w tym o korzystaniu z usług opieki zdrowotnej – ujawniające informacje o stanie jej zdrowia. W motywie 35 twórcy rozporządzenia RODO wyjaśniają, że do danych osobowych dotyczących zdrowia należy zaliczyć wszystkie dane o stanie zdrowia osoby, której dane dotyczą, ujawniające informacje o przeszłym, obecnym lub przyszłym stanie fizycznego lub psychicznego zdrowia osoby, której dane dotyczą. Do danych takich należą informacje o danej osobie fizycznej zbierane podczas jej rejestracji do usług opieki zdrowotnej lub podczas świadczenia jej usług opieki zdrowotnej.

Dokumentacja psychologiczna – czas przechowywania

Przez jaki czas powinno się przechowywać dokumentację psychologiczną?

Ustawodawca uzależnia okres przechowywania dokumentacji psychologicznej od statusu podmiotu, w którym świadczone są świadczenia psychologiczne.

• W przypadku, gdy dokumentację psychologiczną wytwarza się w podmiocie leczniczym zastosowanie mają przepisy ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, w pozostałych przypadkach dokumentację psychologiczną przechowuje się przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym udzielanie świadczeń psychologicznych zostało zakończone.
• W przypadku małoletniego okres 5 lat liczy się od momentu uzyskania przez niego pełnoletności.
• W przypadku prowadzenia dokumentacji psychologicznej w jednostce niebędącej podmiotem leczniczym ten termin analogicznie wynosi 5 lat. 

Tajemnica zawodowa i dokumentacja psychologiczna

Komu i na jakich zasadach udostępniać dokumentację psychologiczną?

Udostępnianie dokumentacji psychologicznej jest jednym z najbardziej wrażliwych obszarów działalności psychologa i jednostek realizujących świadczenia psychologiczne. Ustawa nakłada na psychologów i jednostki, w których psychologowie realizują świadczenia psychologiczne zaostrzone wymogi udostępniania dokumentacji wynikające z ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta i dodatkowo określa katalog podmiotów uprawnionych do wglądu w taką dokumentację.

Czy odbiorca świadczeń powinien mieć dostęp do całości własnej dokumentacji psychologicznej?

Zgodnie z ustawą o zawodzie psychologa odbiorca świadczeń psychologicznych ma prawo dostępu do dokumentacji dotyczącej udzielonych mu świadczeń. Prawo to nie ma jednak charakteru absolutnego.

Wyłączeniu spod udostępnienia podlegają arkusze testów psychologicznych oraz notatki robocze psychologa o charakterze krótkotrwałym. Notatki te mają zazwyczaj charakter pomocniczy i tymczasowy, dlatego informacje w nich zawarte nie stanowią elementu dokumentacji psychologicznej podlegającej udostępnieniu.

Dyscyplinarna odpowiedzialność psychologów

Dlaczego bezpieczeństwo dokumentacji psychologicznej wpływa na bezpieczeństwo prawne psychologa? 

Dokumentacja psychologiczna jest objęta tajemnicą. Powinna być przechowywana w warunkach organizacyjnych i technicznych zapewniających jej ochronę przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą oraz uniemożliwiających dostęp osób nieupoważnionych.

Jak zabezpieczyć proces tworzenia i korzystania z dokumentacji psychologicznej, aby przeciwdziałać naruszeniom przepisów prawa?

Dokumentacja psychologiczna zawiera szeroki zakres informacji wrażliwych, których ujawnienie może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności odbiorców świadczeń psychologicznych, a samego psychologa czy podmiot zatrudniający może narazić na odpowiedzialność finansową.

Ujawnienie dokumentacji psychologicznej lub jakiejkolwiek jej części rodzi ryzyko odpowiedzialności dyscyplinarnej psychologów, cywilnej, a także administracyjnej z zakresu ochrony danych osobowych.

Czy ujawnienie dokumentacji psychologicznej rodzi ryzyko odpowiedzialności?

Tak. Nieuprawnione ujawnienie dokumentacji psychologicznej – w całości lub w części – może skutkować wielopoziomową odpowiedzialnością.

W zależności od okoliczności może to być:

• odpowiedzialność dyscyplinarna,
• odpowiedzialność cywilna (roszczenia odszkodowawcze),
• odpowiedzialność administracyjna na gruncie RODO,
• w określonych sytuacjach – odpowiedzialność karna.

Ryzyko powstaje nie tylko w przypadku oczywistego naruszenia tajemnicy zawodowej. W praktyce najczęściej wynika z błędów proceduralnych: wydania dokumentacji bez właściwej weryfikacji tożsamości, bez analizy podstawy prawnej lub w zakresie szerszym niż dopuszczalny. W przypadku ujawniania dokumentacji psychologicznej trzeba liczyć się z odpowiedzialnością zarówno dyscyplinarną, cywilną, jak i z obszaru ochrony danych osobowych.

Przechowywanie i udostępnianie dokumentacji psychologicznej – wymogi prawne

Proces udostępnienia dokumentacji psychologicznej, jej przechowywania i brakowania powinien być dokładnie uregulowany w każdym podmiocie realizującym świadczenia psychologiczne, a personel mający dostęp do takiej dokumentacji odpowiednio przeszkolony.

Dobrą praktyką powinno być sporządzenie i stosowanie procedury dotyczącej dokumentacji psychologicznej, która umożliwia osobom uprawnionym bezpieczne postępowanie z taką dokumentacją.

Procedura powinna określać:

• sposób weryfikacji żądania,
• sposób weryfikacji tożsamości osoby wnioskującej o udostępnienie, 
• czy istnieje podstawa prawna do wydania dokumentacji,
• sposób ustalenia czy żądany zakres dokumentacji nie jest za szeroki.

Procedura taka, jak i szkolenie personelu umożliwi zapewnienie zgodności działania jednostki/psychologa z zasadami etyki psychologa i przepisami prawa.

Ważne aby pamiętać, że w przypadku wątpliwości w zakresie wiarygodności co do upoważnienia do udostępnienia dokumentacji medycznej możliwe jest potwierdzenie przedstawionego upoważnienia przez kontakt z odbiorcą świadczenia / pacjentem celem uzyskania potwierdzenia.

W razie wątpliwości zgłoś się doInspektora Ochrony Danych, który działa w jednostce. Warto przypomnieć o celowości a w niektórych przypadkach konieczności powoływania IOD, który jest samodzielnym środkiem zaradczo-ochronnym w zgodnym z prawem korzystaniu z danych osobowych, szczególnie powiązanych ze zdrowiem.

Jak prowadzić dokumentację psychologiczną w bezpieczny sposób?

Ustawa o zawodzie psychologa co prawda ma długie vacatio legis i wejdzie w życie w 2028 r. Nie zmienia to jednak faktu, że przepisy RODO obowiązują już od 2018 r., a naruszenie ochrony danych osobowych zawartych w dokumentacji wytworzonej w związku z realizacją świadczeń psychologicznych już teraz grozi wysokimi karami administracyjnymi nałożonymi na podstawie RODO i ustawy o ochronie danych osobowych.

Jeżeli prowadzą Państwo gabinet psychologiczny, podmiot leczniczy lub jednostkę realizującą świadczenia psychologiczne – rekomendujemy przeprowadzenie wstępnej analizy zgodności dokumentacji z obowiązującymi przepisami.

Bezpieczne prowadzenie dokumentacji oznacza:

• kompletność formalną dokumentów,
• wyraźne rozdzielenie dokumentacji właściwej i materiałów pomocniczych,
• kontrolę dostępu,
• procedurę udostępniania,
• harmonogram przechowywania i brakowania,
• udokumentowaną analizę ryzyka.

Brak systemowego podejścia do tych obszarów jest jedną z najczęstszych przyczyn naruszeń.

Audyt dokumentacji psychologicznej – wsparcie KWWP

Jeżeli prowadzą Państwo gabinet psychologiczny, podmiot leczniczy lub jednostkę realizującą świadczenia psychologiczne, rekomendujemy przeprowadzenie wstępnej analizy zgodności dokumentacji z obowiązującymi przepisami prawa.

Zakres wsparcia KWWP obejmuje:

● analizę ryzyka przetwarzania danych osobowych,

● przegląd dokumentacji psychologicznej,

● ocenę zgodności z ustawą o zawodzie psychologa oraz RODO,

● rekomendacje działań naprawczych i minimalizujących ryzyko,

● opracowanie i wdrożenie procedur wewnętrznych.

Jeżeli planują Państwo rozpoczęcie działalności psychologicznej lub chcą zweryfikować zgodność prowadzonej działalności, procedur oraz dokumentacji z obowiązującymi regulacjami – w szczególności w zakresie ochrony danych osobowych, a także z przyszłymi wymogami ustawowymi, zapraszamy do kontaktu w celu przeprowadzenia wstępnego audytu prawnego.

Uporządkowanie dokumentacji i procedur ogranicza ryzyko naruszeń, wzmacnia bezpieczeństwo prawne podmiotu oraz umożliwia płynne dostosowanie do nadchodzących zmian regulacyjnych.