W dniu 20 czerwca 2024 roku, Prezydent RP podpisał ustawę o ochronie sygnalistów. W chwili obecnej ustawa oczekuje na publikację w Dzienniku Ustaw. Ustawa wejdzie w życie co do zasady po 3 miesiącach od daty jej ogłoszenia.
O pierwszych krokach we wdrożeniu ochrony sygnalistów pisaliśmy tutaj: https://www.kwwp.pl/sygnalista-w-firmie-od-kiedy-i-jak-wdrozyc/ .
Podstawowym obowiązkiem podmiotów prawnych (w tym podmiotów prywatnych prowadzących działalność gospodarczą), na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, jest ustalenie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
Ze względu na zbliżający się termin wejścia w życie ustawy o ochronie sygnalistów w bieżącym artykule przyjrzymy się obligatoryjnym elementom regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, który jest główną częścią wymaganej procedury. W następnym artykule poświęconym tworzeniu zgłoszeń wewnętrznym omówimy fakultatywne elementy regulaminu oraz dodatkowo proponowane zapisy, które przyczynią się do zwiększenia przejrzystości procedury.
Obligatoryjne elementu regulaminu zostały określone w art. 24 ust. 1 Ustawy. Zgodnie z tymi przepisami, regulamin musi zawierać:
- wskazanie wewnętrznej jednostki organizacyjnej/ osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego/ podmiotu zewnętrznego, upoważnionych do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
- wskazanie sposobów przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę (kanały zgłoszeń) wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej „adresem do kontaktu”;
- wskazanie bezstronnej wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnionej do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;
- tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
- obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
- obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;
- maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
- zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Patrząc na wyżej wskazane elementy, przy pisaniu regulaminu powinniśmy wyodrębnić co najmniej następujące paragrafy/artykuły:
Postanowienie ogólne
Postanowienia te powinny określać co najmniej zakres regulaminu oraz podstawy prawne jego ustalenia.
Definicje
Postanowienia te powinny definiować pojęcia najczęściej używane w regulaminie, tj. m.in. podmiot prawny/ spółkę, ustawę o ochronie sygnalistów, działania następcze, naruszenie prawa, jednostkę/osobę dedykowaną, zgłoszenie, sygnalistę. Tworząc definicje należy czuwać nad ich zgodnością z przepisami.
Osoby uprawnione do dokonywania zgłoszeń
Postanowienia te powinny wskazywać osoby uprawnione do dokonywania zgłoszeń. Należy pamiętać, iż osobą uprawnioną do dokonania zgłoszeń wewnętrznych jest nie tylko obecny pracownik, ale także m.in.: pracownik tymczasowy, osoba rekrutująca się do pracy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysta, wolontariusz, praktykant, wykonawca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy. Wszystkim tym osobom należy odpowiednio wcześniej zapewnić dostęp do obowiązującej treści regulaminu zgłoszeń wewnętrznych.
Zakres przedmiotowy
Zgodnie z Ustawą, naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
Taki też minimalny zakres podmiotowy musi zostać wskazany w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych.
Kanały zgłoszeń wewnętrznych
Ustawa zobowiązuje podmiot prawny do umożliwienia dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Co oznacza, że wystarczający będzie wybór tylko jednego z dwóch podanych sposobów.
Regulamin musi dokładnie określać otwarte przez podmiot prawny kanały zgłoszeń. Jest to ważne z punktu statusu osoby która dokonuje zgłoszenia. Osoba, która dokona zgłoszenia innym niż wyznaczony kanał – nie będzie korzystała z ochrony gwarantowanej sygnaliście.
Do kanałów ustnych zalicza się następujące kanały:
- Zgłoszenie telefoniczne;
- Zgłoszenie za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344);
- Bezpośrednie spotkanie z osobą/podmiotem uprawnionym do przyjęcia zgłoszenia (na wniosek sygnalisty).
Umożliwiając ustne zgłoszenia – należy wskazać, czy takie połączenie będzie nagrywane, czy też nie.
Nagrywanie połączenia wymaga zgody sygnalisty. W regulaminie należy wskazać formę uzyskania zgody.
W przypadku braku nagrywania należy wskazać sposób dokumentacji zgłoszenia. Ustawa wymaga, aby dokonać tego w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg.
Do kanałów pisemnych zalicza się następujące kanały:
- Postać pisemną (np. list);
- Postać elektroniczną (np. przez dedykowany system).
Zgłoszenia anonimowe
Te postanowienia powinny wprost wskazywać, czy podmiot prawny dopuszcza, czy nie dopuszcza przyjmowania zgłoszeń anonimowych.
Ustawa nie zobowiązuje nas do przyjmowania zgłoszeń anonimowych.
W przypadku dopuszczenia przyjmowania zgłoszeń anonimowych należy wskazać konsekwencje dokonania zgłoszenia w taki sposób.
Podmioty odpowiedzialne za zarządzanie Zgłoszeniami
Ustawa wskazuje dwie kategorie podmiotów odpowiedzialnych z zarządzanie Zgłoszeniami.
Pierwsza kategoria (art. 25 ust. 1 pkt 1 Ustawy) dotyczy podmiotu upoważnionego do samego przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.
Druga kategoria (art. 25 ust. 1 pkt 3) Ustawy) dotyczy podmiotu upoważnionego do podejmowania działań następczych (obejmujących weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej).
Regulamin musi wprost wskazać, kto jest do czego uprawniony.
Należy pamiętać, iż wyznaczenie podmiotu zewnętrznego jest możliwe wyłącznie do przyjmowania zgłoszeń (obejmującego potwierdzanie przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych) po zawarciu umowy zgodnie z art. 28 ust. 1 Ustawy.
W przypadku wyznaczenia wewnętrznej jednostki (np. działu Compliance) lub osoby w ramach struktury organizacyjnej (np. Pełnomocnik ds. naruszeń) można ich upoważnić zarówno do przyjmowania zgłoszeń, jak i podejmowania działań następczych.
Zasady potwierdzania przyjęcia zgłoszenia
Podstawowym obowiązkiem osób wyznaczonych przez podmiot prawa do realizacji obowiązków wynikających z regulaminu jest potwierdzanie sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
Potwierdzenie powinno nastąpić na adres kontaktowy wskazany przez zgłaszającego. Wskazane jest, aby łącznie z potwierdzeniem przesłać Zgłaszającemu klauzulę informacyjną dot. zasad przetwarzania danych osobowych.
Działania następcze
Postanowienia te powinny określać, jakie kroki podejmie podmiot prawny po wpłynięciu Zgłoszenia. Zgodnie z przepisami Ustawy powinno być to co najmniej:
- działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu;
- postępowanie wyjaśniające;
- działanie podjęte w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia (np. wszczęcie kontroli, wszczęcie postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych);
- zamknięcie procedury.
Termin zakończenia postępowania
Postanowienia te powinny określać, iż rozpatrzenie Zgłoszenia i przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej o sposobie rozwiązania sprawy następuje bez zbędnej zwłoki, w okresie nie dłuższym niż 3 miesiące od daty potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia Zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia.
Sposoby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych
Postanowienia te są wymagane dopiero po wejściu w życie wynikającego z ustawy obowiązku stworzenia kanałów zgłoszeń zewnętrznych, tj. po upływie 6 miesięcy od publikacji Ustawy. Wskazanie takie jest bowiem możliwe dopiero po wskazaniu przez zobowiązane podmioty takich kanałów zgłoszeń.
Postanowienia tego paragrafu powinny wskazywać dane kontaktowe (np. link lub adres korespondencyjny) do dokonania zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Postanowienia końcowe
Postanowienia te powinny określać co najmniej:
- vacatio legis,
- okres obowiązywania regulaminu,
- sposoby zapoznania z regulaminem pracowników i innych podmiotów uprawnionych do dokonywania zgłoszeń;
- procedurę zmiany regulaminu,
- potwierdzenie konsultacji z przedstawicielstwem pracowników/związkami zawodowymi.
Nasza Kancelaria oferuje kompleksowe usługi w zakresie wprowadzenia do Twojego przedsiębiorstwa systemu ochrony sygnalistów. Z przyjemnością pomożemy Państwu zarówno w przygotowaniu się do wdrożenia procedury, jak i samym wdrożeniu procedury i systemu dla zgłoszeń wewnętrznych, a także przeprowadzimy szkolenia ze stosowania wskazanych regulacji.
