Rozliczalność w ochronie danych osobowych (ODO) to jedna z fundamentalnych zasad wynikających z art. 5 ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Zgodnie z tą zasadą administrator danych nie tylko jest odpowiedzialny za przestrzeganie zasad przetwarzania danych, ale również musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie.

Zasada rozliczalności jest kluczowa dla wszystkich obszarów compliance, a jej praktyczna realizacja wymaga wdrożenia szeregu działań, w tym regularnych szkoleń, audytów oraz cyklicznych przeglądów systemu ochrony danych osobowych.

Rozliczalność w rozumieniu RODO to bowiem zdolność administratora do wykazania, że przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z prawem, ryzyka zostały zidentyfikowane i ocenione, środki techniczne i organizacyjne są adekwatne i aktualne, a także personel administratora zna i przestrzega zasad przetwarzania danych osobowych.

Zasada rozliczalności powinna być realizowana w szczególności poprzez:

• DOKUMENTACJĘ ODO ORAZ POLITYKI BEZPIECZEŃSTA

Administrator powinien posiadać aktualną dokumentację opisującą procesy przetwarzania danych, polityki bezpieczeństwa, rejestry czynności przetwarzania oraz procedury reagowania na incydenty.

• SZKOLENIA COMPLIANCE

Regularne szkolenia dla pracowników są niezbędne, by zapewnić znajomość zasad ochrony danych i innych obszarów compliance. Szkolenia mogą być realizowane w formie e-learningu lub stacjonarnie, a ich zakres powinien obejmować zarówno podstawy prawne, jak i praktyczne aspekty bezpieczeństwa informacji.

• AUDYT I MONITORING

Inspektor ochrony danych (IOD) powinien prowadzić systematyczny nadzór nad przestrzeganiem przepisów, w tym audyty wewnętrzne oraz monitorowanie realizacji obowiązków przez pracowników. Audyty mogą być planowe lub doraźne, a ich zakres powinien być dostosowany do specyfiki organizacji i poziomu ryzyka.

***

Sprawdzanie i monitorowanie poziomu ochrony danych osobowych powinno odbywać się cyklicznie. Rozliczalność to bowiem nie jednorazowe wdrożenie dokumentacji, „segregator RODO” stojący na półce czy przygotowane i podpisane jakiś czas temu klauzule informacyjne. Cykliczne – a w zasadzie coroczne – sprawdzanie systemu ochrony danych powinno być dziś rynkowym standardem.

Rekomendacje dla cyklicznego sprawdzania ODO:

• Regularny przegląd skuteczności środków technicznych i organizacyjnych

Administrator powinien co najmniej raz w roku dokonywać testowania, mierzenia i oceniania skuteczności wdrożonych zabezpieczeń. Przegląd powinien obejmować zarówno środki techniczne (np. szyfrowanie, kontrola dostępu, kopie zapasowe), jak i organizacyjne (np. upoważnienia, polityki, szkolenia).

• Aktualizacja analizy ryzyka

Przynajmniej raz w roku należy przeprowadzić aktualizację analizy ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych, uwzględniając nowe zagrożenia, zmiany w procesach biznesowych oraz rozwój technologii.

• Weryfikacja upoważnień i rejestrów czynności przetwarzania

Należy sprawdzić, czy upoważnienia do przetwarzania danych są aktualne, a rejestry czynności przetwarzania odzwierciedlają rzeczywisty stan faktyczny.

• Przegląd polityk i procedur

Polityki bezpieczeństwa, procedury reagowania na incydenty oraz inne dokumenty compliance powinny być poddane corocznej weryfikacji i aktualizacji.

• Raportowanie i sprawozdawczość

Inspektor ochrony danych powinien przygotować roczne sprawozdanie dotyczące stanu ochrony danych osobowych, obejmujące m.in. przypadki naruszeń, działania naprawcze oraz rekomendacje na kolejny rok.

***

Dla pełnej i skutecznej realizacji zasady rozliczalności w świetle RODO – roczny przegląd systemu ochrony danych osobowych powinien być integralnym elementem systemu compliance. Dobrym sposobem jest coroczne opracowywanie planu działania w zakresie utrzymania zgodności z RODO, który pozwala na prawidłową i terminową realizację przyjętych założeń. Powyższe podejście pozwala nie tylko spełnić wymogi rozliczalności, ale także realnie podnosi poziom bezpieczeństwa i zgodności w organizacji