O tym kim jest sygnalista i co może zgłaszać pisaliśmy w naszym ostatnim artykule.
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.U. 2019, L 305, s. 17, dalej: „Dyrektywa”) zobowiązywała państwa członkowskie do wprowadzenia odpowiednich przepisów ustawowych, wykonawczych i administracyjnych niezbędnych do jej wykonania. Z upływem wskazanym terminów poszczególni pracodawcy powinni realizować obowiązki wobec sygnalistów – jest to:
– 17 grudnia 2021 r. – dla pracodawców sektora prywatnego zatrudniający powyżej 249 pracowników, wszyscy pracodawcy sektora publicznego;
– 17 grudnia 2023 r. – dla pracodawców sektora prywatnego zatrudniający co najmniej 50 pracowników.
Dyrektywy unijne, w tym Dyrektywa o sygnalistach są aktami adresowanym do państw członkowskich i muszą zostać przez nie poddane transpozycji do prawa krajowego. Bez tej transpozycji, co do zasady nie mają zastosowania bezpośredniego, tj. nie mogą być źródłem obowiązków dla obywateli czy podmiotów prawnych państwa członkowskiego. Co oznacza, że do czasu wejścia w życie polskiej ustawy pracodawcy nie muszą realizować żadnych obowiązków przewidzianych Dyrektywą.
Polska do chwili obecnej nie uchwaliła wymaganej ustawy o ochronie sygnalistów. Z tego tytułu wyrokiem TSUE nałożona została na nasz kraj kilkumilionowa kara.
Kiedy można się spodziewać polskiej ustawy o ochronie sygnalistów? Na jakim etapie są prace nad ustawą?
W dniu 17 kwietnia 2024 roku projekt ustawy o sygnalistach przekazano do Sejmu, a tam już 24 kwietnia 2024 roku skierowano go do I czytania w komisjach.
Mając na uwadze rosnącą karę za zwłokę we wdrożeniu Dyrektywy oraz wyznaczony w ramach procesu legislacyjnego termin przedstawienia sprawozdania komisji na 24 maja 2024 roku – należy spodziewać się szybkiego procedowania ustawy.
Zgodnie z aktualnym brzmieniem projektu – ustawa wejdzie w życie 3 miesiące od dnia ogłoszenia.
Przyspieszenie procesu legislacyjnego wymaga podjęcia już teraz odpowiednich kroków celem sprawnego i terminowego wdrożenia obowiązków wynikających z procesowanej ustawy.
Jakie to są obowiązki i kogo one dotyczą?
Głównym obowiązkiem jest opracowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz zapewnienie ochrony sygnalistom.
Obowiązek opracowania procedury dotyczy zarówno podmiotów publicznych, jak i podmiotów prywatnych, u których pracę zarobkową na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje co najmniej 50 osób (należy tu uwzględnić zarówno pracowników, jak i inne osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy).
Obowiązek zapewnienia ochrony sygnaliście nie jest uzależniony od ilości zatrudnionych.
Zatrudnianie mniejszej ilości osób nie zwalnia nas z zakazu stosowania działań odwetowych wobec sygnalisty (np. dokonującego ujawnienia publicznego lub zgłaszającego naruszenie objęte projektowaną ustawą mimo braku obowiązywania procedury). Katalog przykładowych zakazanych działań odwetowych znajduje się w art. 12 i 13 projektowanej ustawy, a należą do nich:
1) odmowa nawiązania stosunku pracy;
2) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4) obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
5) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
6) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
7) przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
8) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
9) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
10) niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
11) negatywna ocena wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
12) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
13) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
14) mobbing;
15) dyskryminacja;
16) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
17) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
18) nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
19) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
20) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
21) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
Jak wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych wymaga odpowiedniego przygotowania i przemyślenia zarówno wizji tego procesu jak i rzeczywistych możliwości podmiotów je tworzących.
Samo stworzenie regulaminu jest już odzwierciedleniem przyjętej koncepcji.
Przystępując do pisania Regulaminu (o tym w kolejnym poście na naszym blogu) należy odpowiedzieć na następujące pytania:
- Jaki jest bieżący stan zatrudnienia?
- Czy podmiot prawny chce, aby zgłoszenia przyjmowane były w ramach struktury tego podmiotu, czy usługa ta będzie zlecana na zewnątrz?
- Jeśli zgłoszenia mają być przyjmowanie wewnętrznie, to czy będzie to robić jakaś jednostka organizacyjna (np. Dział Compliance), czy też jedna osoba zajmująca dedykowane stanowisko (np. Pełnomocnik ds. naruszeń)?
- Czy podmiot prawny chce przyjmować zgłoszenia anonimowe?
- Jakie kanały zgłoszeń będą dostępne dla sygnalisty?
- Czy poszerzać katalog naruszeń o naruszenie wewnętrznych kodeksów etyki lub innych standardów dopuszczonych projektowaną ustawą?
- Czy wskazywać czynniki ryzyka odpowiadające profilowi działalności podmiotu prawnego?
Poza treścią samego Regulaminu, należy uwzględnić też wymagany projektowaną ustawą proces przyjmowania tego dokumentu.
Zgodnie z art. 24 ust. 3 projektowanej ustawy podmiot prawny ustala procedurę zgłoszeń wewnętrznych po konsultacjach z:
1) zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
2) przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.
Z doświadczenia naszej kancelarii wynika, iż w niektórych zakładach pracy przedstawiciele byli wybierani na okres epidemii COVID-19. Tu należy zwrócić uwagę, iż obowiązujące wtedy przepisy wymagały co do zasady działania tylko jednego przedstawiciela. Projektowana ustawa wymaga „przedstawicieli” – to jest konsultacji z co najmniej dwoma osobami.
Okres oczekiwania na wejście w życie ustawy o ochronie sygnalistów jest zatem doskonałym momentem na sprawdzenie, czy będzie z kim skutecznie skonsultować projekt Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych. W przypadku braku odpowiednich regulacji w zakładzie pracy zaleca się przyjęcie odpowiedniego Regulaminu wyborów przedstawicielstwa pracowników, Regulaminu przedstawicielstwa pracowników oraz przeprowadzenie wyborów przedstawicielstwa pracowników.
Podsumowując kroki niezbędne do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych:
KROK 1. USTALENIE KONCEPCJI;
KROK 2. POWOŁANIE ODPOWIEDNIEJ JEDNOSTKI DEDYKOWANEJ/ POWOŁANIE OSOBY DEDYKOWANEJ/ ZAWARCIE UMOWY Z PODMIOTEM ZEWNĘTRZNYM W ZAKRESIE PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ;
KROK 3. POWOŁANIE ODPOWIEDNIEJ JEDNOSTKI DEDYKOWANEJ/ POWOŁANIE OSOBY DEDYKOWANEJ DO PROWADZENIA POSTĘPOWANIA DO PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH;
KROK 4. ORGANIZACJA KANAŁÓW ZGŁOSZEŃ (DEDYKOWANY NUMER TELEFONU/ DEDYKOWANY MAIL/ DEDYKOWANY SYSTEM);
KROK 5. SPORZĄDZENIE REGULAMINU ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH;
KROK 6. KONSULTACJA REGULAMINU ZGŁOSZEŃ ZE ZWIĄZKIEM ZAWODOWYM/ PRZEDSTAWICIELAMI PRACOWNIKÓW;
KROK 7. OGŁOSZENIE REGULAMINU ZGŁOSZEŃ;
KROK 8. UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH I ZOBOWIĄZANIE DO ZACHOWANIA POUFNOŚCI OSÓB ZAANGAŻOWANYCH W PRZYJMOWANIE ZGŁOSZEŃ/PROWADZENIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH.
Nasza kancelaria na bieżąco sprawdza proces legislacyjny związany z projektem ustawy o ochronie sygnalistów.
Z przyjemnością pomożemy Państwu zarówno w przygotowaniu się do wdrożenia procedury, jak i samym wdrożeniu procedury i systemu dla zgłoszeń wewnętrznych, a także przeprowadzimy szkolenia ze stosowania wskazanych regulacji.
Pozostajemy do Państwa dyspozycji. Zapraszamy do kontaktu.
