ul. Żółkiewskiego 24/10 31-539 Kraków kancelaria@kwwp.pl
Zakres usług compliance
Kompleksowe doradztwo prawne w zakresie compliance
Większość incydentów nie wynika z braku procedur, tylko z decyzji pracowników podejmowanych bez świadomości konsekwencji. Bez odpowiedniego przygotowania rośnie ryzyko błędów.
Zakres usług compliance
Usługi compliance mają na celu minimalizację ryzyk prawnych, regulacyjnych i wizerunkowych, a także zapewnienie zgodności działań firmy z wymogami prawnymi, zgodności z dobrymi praktykami oraz kodeksami etyki.
Zakres usług kancelarii obejmuje w szczególności:
Audyt zgodności
Przegląd dokumentów, umów, polityk i praktyk operacyjnych pod kątem zgodności z przepisami i regulacjami wewnętrznymi.
Projektowanie i wdrażanie systemów compliance
Systemy dostosowane do specyfiki branży, obejmujące prawo pracy, prawo konkurencji, ochronę danych osobowych i zgodność z prawem konsumentów.
Analiza ryzyk prawnych
Identyfikacja ryzyk związanych z działalnością gospodarczą oraz wykrywanie potencjalnych nieprawidłowości.
Bieżące doradztwo korporacyjne
Stałe wsparcie prawne w codziennych sprawach związanych z funkcjonowaniem i zarządzaniem przedsiębiorstwem.
Szkolenia pracowników i kadry kierowniczej
Szkolenia z zakresu odpowiedzialności za zgodność działalności firmy z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi.
Dla jakich firm compliance jest kluczowe?
- Compliance ma największe znaczenie w firmach, które:
- zatrudniają większe zespoły pracowników, np.: HORECA, produkcja, sprzedaż retail
- działają w branżach regulowanych lub podwyższonego ryzyka, np.: ochrona zdrowia, przedsiębiorstwa infrastrukturalne (energetyczne) oraz firmy świadczące masowe usługi dla konsumentów;
- zarządzają siecią lub wieloma lokalizacjami, np.: franczyzy, logistyka, usługi;
- stale podejmują decyzje biznesowe w branżach regulowanych, np.: e-commerce
- chcą ograniczyć błędy i naruszenia gdyż działają na dużych bazach danych osobowych, np.: HR, IT, BPO (outsourcing / centra usług)
- Compliance to nie dokumenty, to sposób działania firmy na co dzień.
W praktyce oznacza to organizacje, w których compliance ma realny wpływ na sposób działania – nie tylko na dokumentację.
Jak wygląda compliance w firmach w praktyce
Zagadnienia z zakresu compliance stanowią istotny obszar skutecznego zarządzania działalnością przedsiębiorstw. Zapewnienie zgodności działalności przedsiębiorstw z normami, zaleceniami lub stosownymi praktykami wymaga stworzenia odpowiedniej struktury i stosowania odpowiednich środków compliance.
Compliance nie kończy się na wprowadzeniu kodeksu etyki, procedury ochrony sygnalistów, czy innych wewnętrznych aktów.
Compliance to bieżące działania, obejmujące przede wszystkim:
- odpowiednie polityki i procedury uwzględniające przepisy prawa i wszystkie aspekty funkcjonowania firmy umożliwiające uporządkowanie standardów zachowań;
- regularne mapowanie i priorytetyzacja ryzyk;
- weryfikację partnerów biznesowych;
- systemy kontrolne oraz plany audytów wewnętrznych;
- regularne szkolenia dla wszystkich grup pracowniczych;
- promowanie kultury współpracy opartej na etyce;
- jasne reguły postępowania przy podejrzeniu naruszenia;
- skuteczne mechanizmy dyscyplinarne i korekcyjne;
- rozliczalność podjętych działań.
Sprawdź, czy Twój compliance naprawdę działa.
Czy wdrożone procedury i polityki są faktycznie stosowane w praktyce i na bieżąco dostosowywane do zmian prawa, technologii i otoczenia biznesowego?
Cel szkolenia compliance dla firm
Przygotowanie pracowników do rozpoznawania ryzyk
Uporządkowanie sposobu podejmowania decyzji
zwiększenie świadomości odpowiedzialności
zapewnienie zgodności z przepisami w codziennej pracy
Gdzie powstaje ryzyko mimo wdrożonych procedur
- Ryzyko nie wynika z braku procedur, tylko ze sposobu ich stosowania w praktyce. Najczęściej pojawia się, gdy:
- pracownicy nie identyfikują sytuacji wymagających reakcji;
- decyzje podejmowane są poza przyjętymi standardami;
- odpowiedzialność nie jest jasno przypisana.
- To efekt powtarzalnych błędów, braku reakcji oraz niewystarczającej świadomości organizacyjnej.
- Compliance działa skutecznie tylko wtedy, gdy przekłada się na realne zachowania w codziennej pracy.
Konsekwencje incydentów w firmie
- naruszenia przepisów i procedur
- odpowiedzialność zarządu i kadry kierowniczej
- wysokie sankcje finansowe i administracyjne
- utrata zaufania klientów i partnerów
- Koszt incydentu niemal zawsze przewyższa koszt jego zapobiegania.
Co zmienia się w organizacji po szkoleniu compliance
Większa świadomość ryzyka
Pracownicy wiedzą, na co zwracać uwagę w codziennej pracy
Mniej błędów operacyjnych
Decyzje podejmowane są zgodnie z procedurami
Większa przewidywalność działań
Zespół działa spójnie i w oparciu o jasne zasady
Realne ograniczenie ryzyka
Compliance zaczyna funkcjonować w praktyce
Jak wygląda proces szkolenia compliance w firmie
Analiza potrzeb organizacji
Kancelaria KWWP analizuje sposób funkcjonowania organizacji oraz identyfikuje obszary ryzyka związane z brakiem zgodności z przepisami.
Dopasowanie zakresu szkolenia
Na podstawie analizy Kancelaria KWWP określa zakres szkolenia compliance, uwzględniając specyfikę działalności i zakres odpowiedzialności pracowników.
Realizacja szkolenia i wskazanie rekomendacji dzialań
Kancelaria KWWP przeprowadza szkolenie oraz wskazuje rekomendowane działania ograniczające ryzyko błędów i naruszeń.
Zgodność z przepisami zaczyna się od decyzji pracownika
Szkolenia prawne w praktyce - opinie naszych klientów
Szkolenie z zakresu prawa pracy, RODO, przestrzegania wymagań prawnych w zakresie konkurencji było bardzo wartościowe zarówno dla pracowników, jak i kadry zarządzającej, zwłaszcza w kontekście branży spożywczej oraz sektora HoReCa, a w szczególności działu sprzedaży.
Branża spożywcza jest dziś niezwykle wymagająca – dynamiczna, silnie konkurencyjna i podlegająca licznym regulacjom prawnym. Zmiany rynkowe, presja cenowa, rosnące oczekiwania klientów oraz konieczność zachowania wysokich standardów jakości i bezpieczeństwa powodują, że przejrzystość działania oraz znajomość przepisów są kluczowe. Szkolenie bardzo dobrze odpowiadało na te potrzeby, pokazując jak w praktyce poruszać się w gąszczu regulacji.
Dużym atutem było odniesienie omawianych zagadnień do realiów sprzedaży w branży spożywczej – pracy z klientami sieciowymi, gastronomią oraz dystrybucją. Uczestnicy otrzymali konkretne wskazówki dotyczące m.in. zgodności działań handlowych z przepisami oraz ograniczania ryzyk prawnych w codziennej pracy.
Szkolenie pomogło uporządkować wiedzę i zwróciło uwagę na to, jak ważna jest transparentność w relacjach biznesowych – szczególnie w branży, gdzie zaufanie i wiarygodność mają bezpośredni wpływ na współpracę i wyniki sprzedażowe. Warto również podkreślić, że takie szkolenia organizujemy cyklicznie i za każdym razem utwierdzamy się w przekonaniu, że nigdy nie jest ich za dużo – przepisy się zmieniają, rynek się rozwija, a utrzymanie wysokich standardów wymaga stałego podnoszenia wiedzy i świadomości zespołu.
Podsumowując – szkolenie było bardzo pomocne, zwiększyło świadomość prawną zespołu i pokazało, jak istotne jest działanie zgodne z przepisami w budowaniu przewagi konkurencyjnej. Zdecydowanie warto kontynuować tego typu inicjatywy.
Branża spożywcza jest dziś niezwykle wymagająca – dynamiczna, silnie konkurencyjna i podlegająca licznym regulacjom prawnym. Zmiany rynkowe, presja cenowa, rosnące oczekiwania klientów oraz konieczność zachowania wysokich standardów jakości i bezpieczeństwa powodują, że przejrzystość działania oraz znajomość przepisów są kluczowe. Szkolenie bardzo dobrze odpowiadało na te potrzeby, pokazując jak w praktyce poruszać się w gąszczu regulacji.
Dużym atutem było odniesienie omawianych zagadnień do realiów sprzedaży w branży spożywczej – pracy z klientami sieciowymi, gastronomią oraz dystrybucją. Uczestnicy otrzymali konkretne wskazówki dotyczące m.in. zgodności działań handlowych z przepisami oraz ograniczania ryzyk prawnych w codziennej pracy.
Szkolenie pomogło uporządkować wiedzę i zwróciło uwagę na to, jak ważna jest transparentność w relacjach biznesowych – szczególnie w branży, gdzie zaufanie i wiarygodność mają bezpośredni wpływ na współpracę i wyniki sprzedażowe. Warto również podkreślić, że takie szkolenia organizujemy cyklicznie i za każdym razem utwierdzamy się w przekonaniu, że nigdy nie jest ich za dużo – przepisy się zmieniają, rynek się rozwija, a utrzymanie wysokich standardów wymaga stałego podnoszenia wiedzy i świadomości zespołu.
Podsumowując – szkolenie było bardzo pomocne, zwiększyło świadomość prawną zespołu i pokazało, jak istotne jest działanie zgodne z przepisami w budowaniu przewagi konkurencyjnej. Zdecydowanie warto kontynuować tego typu inicjatywy.
Małgorzata, Członek Zarządu
Branża spożywcza / HORECA
Szkolenie z zakresu prawa pracy, ochrony danych osobowych oraz przestrzegania wymagań prawnych okazało się bardzo wartościowe zarówno dla pracowników, jak i kadry zarządzającej. Zagadnienia zostały opracowane w sposób przejrzysty i praktyczny oraz dostosowane do codziennych realiów pracy.
Uczestnicy zdobyli nie tylko wiedzę teoretyczną, ale również konkretne wskazówki dotyczące stosowania przepisów w praktyce, co znacząco zwiększa bezpieczeństwo prawne organizacji.
Szczególnie istotne było uporządkowanie wiedzy w obszarze regulacyjnych, w zakresie których nasza spółka może podlegać różnym kontrolom i audytom. Warto też podkreślić, że szkolenie było prowadzone w luźnej, przyjaznej atmosferze, co sprzyjało zadawaniu pytań i otwartej dyskusji. Podsumowując – szkolenie było naprawdę pomocne, zwiększyło naszą świadomość prawną i dało poczucie większej pewności w codziennej pracy. Zdecydowanie warto je powtórzyć w przyszłości.
Uczestnicy zdobyli nie tylko wiedzę teoretyczną, ale również konkretne wskazówki dotyczące stosowania przepisów w praktyce, co znacząco zwiększa bezpieczeństwo prawne organizacji.
Szczególnie istotne było uporządkowanie wiedzy w obszarze regulacyjnych, w zakresie których nasza spółka może podlegać różnym kontrolom i audytom. Warto też podkreślić, że szkolenie było prowadzone w luźnej, przyjaznej atmosferze, co sprzyjało zadawaniu pytań i otwartej dyskusji. Podsumowując – szkolenie było naprawdę pomocne, zwiększyło naszą świadomość prawną i dało poczucie większej pewności w codziennej pracy. Zdecydowanie warto je powtórzyć w przyszłości.
Bartłomiej, Menadżer Zarządzający
Branża renderingowa
Szkolenie z zakresu budowania bezpiecznej przewagi konkurencyjnej w branży ochrony przeciwpożarowej było bardzo wartościowe – i co ważne – prowadzone w „życiowy”, a nie teoretyczny sposób.
Duży plus za dopasowanie do realiów naszej branży. Ochrona przeciwpożarowa to obszar mocno regulowany, gdzie nie ma miejsca na skróty, a jednocześnie rynek robi się coraz bardziej konkurencyjny.
Wyróżniało się też bardzo dobre zaangażowanie uczestników – pojawiło się dużo pytań i przykładów z codziennej pracy. W szkoleniu aktywnie uczestniczyły różne działy: sprzedaż, serwis oraz zespoły techniczne i szkoleniowe, dzięki czemu dyskusja była szeroka i konkretna. Każdy mógł spojrzeć na te same zagadnienia z innej perspektywy. Miarą zaangażowania był znacznie przedłużony czas szkolenia.
Dzięki praktycznym aspektom łatwiej było przełożyć omawiane tematy na codzienność działania – czy to w kontaktach z klientami, przygotowywaniu ofert, czy realizacji usług serwisowych. Widać było duże zainteresowanie tematem i realną potrzebę uporządkowania wiedzy.
Jednym słowem, bardzo wartościowe spotkanie, które pokazało, że bezpieczne i przejrzyste działanie to dziś nie tylko obowiązek, ale też realna przewaga konkurencyjna, a dodatkowo temat okazał się bardzo „chodliwy” dla pracowników. Będziemy wracać do takich spotkań regularnie.
Duży plus za dopasowanie do realiów naszej branży. Ochrona przeciwpożarowa to obszar mocno regulowany, gdzie nie ma miejsca na skróty, a jednocześnie rynek robi się coraz bardziej konkurencyjny.
Wyróżniało się też bardzo dobre zaangażowanie uczestników – pojawiło się dużo pytań i przykładów z codziennej pracy. W szkoleniu aktywnie uczestniczyły różne działy: sprzedaż, serwis oraz zespoły techniczne i szkoleniowe, dzięki czemu dyskusja była szeroka i konkretna. Każdy mógł spojrzeć na te same zagadnienia z innej perspektywy. Miarą zaangażowania był znacznie przedłużony czas szkolenia.
Dzięki praktycznym aspektom łatwiej było przełożyć omawiane tematy na codzienność działania – czy to w kontaktach z klientami, przygotowywaniu ofert, czy realizacji usług serwisowych. Widać było duże zainteresowanie tematem i realną potrzebę uporządkowania wiedzy.
Jednym słowem, bardzo wartościowe spotkanie, które pokazało, że bezpieczne i przejrzyste działanie to dziś nie tylko obowiązek, ale też realna przewaga konkurencyjna, a dodatkowo temat okazał się bardzo „chodliwy” dla pracowników. Będziemy wracać do takich spotkań regularnie.
Agnieszka, Członek Zarządu
Branża produktów i usług ochrony przeciwpożarowej
Najczęściej zadawane pytania o szkolenia compliance dla firm
Compliance to zorganizowany system zapewniania zgodności działalności przedsiębiorstwa z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi oraz przyjętymi standardami postępowania. Nie sprowadza się on do samego wdrożenia dokumentów, takich jak kodeks etyki, procedura zgłoszeń wewnętrznych czy polityki wewnętrzne.
W praktyce compliance obejmuje w szczególności:
- identyfikację i ocenę ryzyk prawnych oraz organizacyjnych,
- tworzenie i aktualizowanie procedur wewnętrznych,
- przypisanie odpowiedzialności za określone obszary,
- wdrożenie mechanizmów kontrolnych,
- szkolenie pracowników i kadry zarządzającej,
- reagowanie na naruszenia oraz dokumentowanie podjętych działań.
Dobrze zaprojektowany system compliance ma służyć temu, aby firma działała zgodnie z prawem nie tylko formalnie, ale również w codziennej praktyce.
W części obszarów obowiązek szkoleniowy wynika bezpośrednio z przepisów prawa albo z obowiązku takiego zorganizowania działalności przedsiębiorstwa, aby osoby działające w jego strukturze znały zasady postępowania i potrafiły je stosować w praktyce.
Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których przedsiębiorca:
- wdraża procedury ochrony sygnalistów,
- przetwarza dane osobowe,
- wykonuje obowiązki pracodawcy wobec pracowników i współpracowników,
- działa w branży regulowanej,
- chce wykazać, że dochował należytej staranności organizacyjnej.
Nawet tam, gdzie przepis nie nakłada wprost obowiązku przeprowadzenia konkretnego szkolenia, brak przeszkolenia personelu zwiększa ryzyko naruszeń, błędnych decyzji, odpowiedzialności zarządu oraz nieskuteczności wdrożonych procedur.
Szkolenia compliance nie powinny być kierowane wyłącznie do działów prawnych lub administracyjnych. Skuteczny system zgodności wymaga zaangażowania różnych poziomów organizacji, przy czym zakres szkolenia powinien być dostosowany do roli danej grupy.
Najczęściej szkolenia obejmują:
- zarząd i kadrę kierowniczą w zakresie odpowiedzialności za organizację systemu zgodności, nadzór, reakcję na incydenty i podejmowanie decyzji obarczonych ryzykiem prawnym;
- HR, administrację i osoby odpowiedzialne za procesy wewnętrzne – w zakresie wdrażania i stosowania procedur;
- pracowników operacyjnych i osoby mające kontakt z klientami, kontrahentami lub danymi w zakresie praktycznych reguł postępowania;
- wybrane zespoły specjalistyczne w zakresie ryzyk charakterystycznych dla danego obszaru działalności.
W praktyce skuteczne szkolenie compliance powinno być zróżnicowane, a nie jednakowe dla wszystkich.
Szkolenie compliance nie powinno polegać na omawianiu przepisów w oderwaniu od realiów funkcjonowania firmy. Jego celem jest przełożenie wymagań prawnych i procedur wewnętrznych na konkretne zachowania, decyzje i sposób działania pracowników oraz kadry kierowniczej.
W praktyce szkolenie powinno obejmować:
- omówienie ryzyk właściwych dla danej organizacji;
- analizę rzeczywistych albo typowych scenariuszy naruszeń;
- wskazanie obowiązujących procedur i ścieżek działania;
- wyjaśnienie odpowiedzialności poszczególnych osób i działów;
- pokazanie, jak reagować na incydenty, sygnały ostrzegawcze i sytuacje niestandardowe.
Dobrze przeprowadzone szkolenie porządkuje nie tylko wiedzę, ale również praktykę działania organizacji.
Compliance ma szczególne znaczenie dla firm, które:
- zatrudniają wielu pracowników albo współpracują z rozbudowanym personelem,
- działają w branżach regulowanych;
- funkcjonują w kilku lokalizacjach albo w modelu rozproszonym;
- podejmują decyzje obarczone istotnym ryzykiem prawnym;
- przetwarzają znaczące ilości danych osobowych, obsługują konsumentów albo współpracują z licznymi partnerami biznesowymi;
- posiadają procedury, ale nie mają pewności, czy są one rzeczywiście stosowane w praktyce.
W takich organizacjach compliance nie jest dodatkiem do działalności, lecz jednym z elementów bezpiecznego i przewidywalnego zarządzania.
Dobrze zaprojektowany system compliance, wsparty odpowiednimi szkoleniami, pozwala ograniczyć w szczególności:
- ryzyko naruszenia przepisów prawa;
- ryzyko naruszenia procedur wewnętrznych;
- ryzyko błędnych decyzji podejmowanych przez pracowników i menedżerów;
- ryzyko braku reakcji na incydenty lub sygnały ostrzegawcze;
- ryzyko odpowiedzialności zarządu i kadry kierowniczej;
- ryzyko sankcji finansowych, administracyjnych i reputacyjnych;
- ryzyko utraty zaufania klientów, partnerów i pracowników.
W praktyce największe zagrożenie nie wynika zwykle z całkowitego braku zasad, lecz z ich pozornego wdrożenia albo niespójnego stosowania.
Nie. Samo przyjęcie procedur, polityk i regulaminów nie oznacza jeszcze, że organizacja działa zgodnie z wymogami compliance.
Ryzyko pojawia się zwłaszcza wtedy, gdy:
- pracownicy nie znają procedur albo nie rozumieją ich znaczenia;
- procedury nie odpowiadają rzeczywistym procesom w firmie;
- nie przypisano jasno odpowiedzialności za ich stosowanie;
- nie istnieją mechanizmy kontroli i aktualizacji;
- dokumenty nie nadążają za zmianami prawa, technologii i modelu biznesowego.
Compliance działa skutecznie dopiero wtedy, gdy zasady zapisane w dokumentach rzeczywiście przekładają się na codzienne działania organizacji, są na bieżąco weryfikowana i aktualizowane.
Wsparcie kancelarii KWWP w obszarze compliance nie ogranicza się do przygotowania dokumentów. Obejmuje ono kompleksową analizę funkcjonowania przedsiębiorstwa i dobór rozwiązań adekwatnych do jego działalności, struktury i ryzyk.
W zależności od potrzeb Klienta wsparcie może obejmować:
- audyt zgodności działalności przedsiębiorstwa z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi;
- analizę umów, polityk, procedur i praktyk operacyjnych;
- identyfikację i mapowanie ryzyk;
- projektowanie i wdrażanie systemów compliance;
- wsparcie w obszarze prawa pracy, ochrony danych osobowych, ochrony sygnalistów, prawa konkurencji, działalności koncesjonowanej oraz obowiązków wobec konsumentów;
- bieżące doradztwo korporacyjne,
- przygotowanie i prowadzenie szkoleń dla pracowników oraz kadry kierowniczej.
Celem jest nie tylko formalne uporządkowanie dokumentacji, lecz przede wszystkim zbudowanie rozwiązań, które będą działały w praktyce.
Koszt zależy przede wszystkim od:
- wielkości organizacji;
- liczby uczestników szkolenia;
- stopnia złożoności procesów;
- liczby obszarów wymagających analizy;
- zakresu oczekiwanego wsparcia;
- tego, czy chodzi o jednorazowy audyt, przygotowanie dokumentacji, wdrożenie systemu, czy też bieżące doradztwo.
W praktyce koszt działań compliance jest zazwyczaj możliwy do zaplanowania i rozłożenia etapami. Koszty naruszeń, incydentów, błędnych decyzji albo odpowiedzialności zarządczej są natomiast zwykle nieprzewidywalne i istotnie wyższe.
Jeżeli są Państwo zainteresowani naszą ofertą, zapraszamy do kontaktu. Po zapoznaniu się ze specyfiką działalności oraz zidentyfikowaniu kluczowych obszarów ryzyka przedstawimy propozycję zakresu usług oraz wycenę adekwatną do potrzeb Państwa organizacji.
