Uchwalona dnia 14 czerwca 2024 r. ustawa o ochronie sygnalistów, potocznie zwana ustawą o sygnalistach wchodzi w życie dnia 24 września 2024 r.
W związku z powyższym warto przypomnieć, że zgodnie z ustawą każdy podmiot prawny, na którego rzecz pracę wykonuje min. 50 osób zobowiązany jest do ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwaną procedurą zgłoszeń wewnętrznych. Co ważne, do osób wykonujących pracę zaliczamy także osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy (np. umowy zlecenia). Podmioty prawne, na rzecz których pracę wykonuje mniej osób niż 50 nie są zobowiązane do wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, jednak nic nie stoi na przeszkodzie by stosowne regulacje ustalić, co w przyszłości znacznie przyspieszy i uprości rozpatrywanie ewentualnych zgłoszeń dokonywanych przez osoby, którym przysługiwać będzie status sygnalisty.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych podlega obowiązkowym konsultacją z działającymi w danym podmiocie zakładowymi organizacjami zawodowymi, a jeśli takie nie działają, to wprowadzane procedury zgłoszeń wewnętrznych podlegają konsultacji z przedstawicielami pracowników – wyłonionymi zgodnie z istniejącymi w danym podmiocie zasadami. Konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Po przeprowadzonych konsultacjach procedura zgłoszeń wewnętrznych jest podawana do wiadomości pracowników i wchodzi w życie po upływie 7 dni od tej daty.
Wiedząc już kto jest zobowiązany do wprowadzenia stosownych procedur i jak należy je wprowadzić, warto po krótce omówić jakie kwestie należy, czy też warto uregulować ustalaną procedurą zgłoszeń wewnętrznych.
W pierwszej kolejności należy ustalić podmiot uprawniony do podejmowania czynności w związku
z dokonanym przez sygnalistę zgłoszeniem, którym co do zasady będzie pełnomocnik do spraw zgodności czy też do spraw sygnalistów. Konieczne jest także uregulowanie kwestii formy składania zgłoszeń, w tym możliwość wyłączenia dopuszczalności składania zgłoszeń anonimowych. Warto również zadbać o zapisy zobowiązujące pracowników, czy współpracowników do współpracy z pełnomocnikiem w zakresie ustalenia zasadności otrzymanego zgłoszenia, jak również o zapisy regulujące kwestię zgłoszeń złożonych w złej wierze.
Treść wprowadzanych procedur winna także określać zasady postępowania pełnomocnika w przypadku wpłynięcia zgłoszenia, z uwzględnieniem specyfiki i odmienności związanych ze sposobem ich dokonywania, tj. ustnie – np. w toku spotkania lub pisemnie np. za pośrednictwem dedykowanego
e-maila.
Przejrzyste i dokładne zasady postępowania pełnomocnika pozwolą na szybkie podjęcie niezbędnych działań i sprawne przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, w ramach którego zebrane zostaną dowody niezbędne do wyjaśnienia kwestii objętych zgłoszeniem. Konieczne może się okazać wysłuchanie pracowników lub współpracowników mogących mieć wiedzę na temat zgłoszonych nieprawidłowości.
Czynności związane z przeprowadzeniem postepowania wyjaśniającego podlegają utrwaleniu w formie protokołu, w którym należy m.in. wskazać rodzaj podejmowanych czynności, czas i miejsce ich przeprowadzenia oraz osoby biorące w nich udział. Ponadto protokół winien dokumentować przebieg tych czynności i zostać podpisany przez osoby go sporządzające.
Finalnie należy podkreślić, że z uwagi na specyfikę regulacji dotyczących sygnalistów, niezbędne przy wprowadzaniu procedury zgłoszeń wewnętrznych jest szczegółowe uregulowanie kwestii przetwarzania i ochrony danych osobowych, jak również obowiązku zachowania poufności w zakresie informacji powziętych w związku z dokonanym przez sygnalistę zgłoszeniem. W tym zakresie szczególnie ważne jest zapewnienie poufności tożsamości sygnalisty.
Odpowiednio przygotowana procedura zgłoszeń wewnętrznych, uwzględniająca nie tylko wymogi ustawowe, ale także dopasowana do indywidualnych potrzeb i charakterystyki podmiotu ją wprowadzającego, pozwoli płynnie wdrożyć regulacje dotyczące sygnalistów. Docelowo zaś umożliwi sprawne, zgodne z przepisami przeprowadzenie procedury związanej z dokonanym przez sygnalistę zgłoszeniem.
