24 grudnia 2025 r. weszła w życie ustawa zmieniająca Kodeks pracy, która nałożyła na pracodawców nowe obowiązki na etapie rekrutacji. No mocy nowego przepisu w Kodeksie pracy – mianowicie art. 18^3c pracodawca zobowiązany jest w toku rekrutacji poinformować kandydata o wynagrodzeniu (tzw. obowiązek jawności wynagrodzeń) oraz o odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania (jeśli dotyczy danego pracodawcy), a także zapewnić, aby ogłoszenie o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący.

Obowiązek jawności wynagrodzeń

Zgodnie z art. 18^3c § 1pkt 1 Kodeksu pracy osoba ubiegająca się o zatrudnienie na danym stanowisku otrzymuje od pracodawcy informację o wynagrodzeniu, o którym mowa w art. 18^3c § 2, jego początkowej wysokości lub jego przedziale – opartym na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci.

Co istotne – termin „wynagrodzenie” w rozumieniu ww. przepisu obejmuje nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale także inne składniki wynagrodzenia, bez względu na ich nazwę i charakter, a także inne świadczenia związane z pracą, przyznawane pracownikom w formie pieniężnej (np. dodatki, premie, na które mógłby liczyć kandydat w razie podjęcia zatrudnienia na danym stanowisku) lub w innej formie niż pieniężna (np. benefity w postaci dodatkowego ubezpieczenia, pakietów medycznych).

Powyższy obowiązek informacyjny pracodawca powinien zrealizować z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z tymi informacjami, w postaci papierowej lub elektronicznej, osobie ubiegającej się o zatrudnienie, jednocześnie zapewniając świadome i przejrzyste negocjacje, przy czym może to zrobić na trzy sposoby:

1. w ogłoszeniu o naborze na stanowisko;
2. przed rozmową kwalifikacyjną – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu, o którym mowa w pkt 1;
3. przed nawiązaniem stosunku pracy – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu, o którym mowa w pkt 1, albo przed rozmową kwalifikacyjną.

Decyzja na którym etapie rekrutacji informacja dotycząca wynagrodzenia zostanie przekazana kandydatowi należy wyłącznie do pracodawcy. Co za tym idzie, pracodawca nie jest zobligowany do umieszczania informacji o wynagrodzeniu na danym stanowisku lub tzw. „widełkach” już w ogłoszeniu o pracę czy przekazywać tej informacji kandydatowi przed rozmową kwalifikacyjną np. na skutek zapytania osoby zainteresowanej danym stanowiskiem. Wskazanie informacji o wynagrodzeniu w ogłoszeniu o pracę lub przed rozmową kwalifikacyjną jest opcjonalne.

Obowiązek informacyjny w zakresie wynagrodzenia może być zrealizowany na dowolnym etapie rekrutacji – najpóźniej jednak przed nawiązaniem stosunku pracy z wybrana osobą, o ile umożliwi to zapoznanie się z nimi wybranemu kandydatowi, zapewniając jednocześnie świadome i przejrzyste negocjacje. W doktrynie przyjmuje się na chwilę obecną, przyjęcie zachowania minimum jednodniowego wyprzedzenia przed dniem zawarcia umowy, by dać czas na zapoznanie się z nimi.

Informacja o wynagrodzeniu powinna być przekazana osobie zainteresowanej w formie papierowej lub elektronicznej natomiast przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku dokumentowania faktu przekazania informacji kandydatowi. Takie działanie jest jednak rekomendowane ze względów dowodowych, a z potwierdzenia powinno jednoznacznie wynikać, że pracodawca zrealizował obowiązek informacyjny najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy.

Obowiązek zapewnienia neutralności ogłoszeń o naborze pod względem płci

Oprócz obowiązku jawności wynagrodzeń, wspomniana nowelizacja nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia, aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący.

W praktyce oznacza to, że zarówno z treści ogłoszenia o pracę, jak i z nazwy stanowiska powinno jednoznacznie wynikać, iż praca może być wykonywana przez osobę dowolnej płci. Przykładowo w ogłoszeniu o pracę można wskazać: „Zatrudnimy asystenta / asystentkę”, „Poszukiwany rekruter (M / K)”, „Zatrudnimy osobę na stanowisku specjalisty ds. logistyki”.

Zakaz żądania od kandydata informacji o wynagrodzeniu

Dodatkowo – ustawa zmieniająca Kodeks pracy nałożyła na pracodawców zakaz żądania od kandydata informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy. Co za tym idzie w procesie rekrutacji nie można pytać kandydata o wysokość wynagrodzenia zarówno na obecnym stanowisku pracy, jak i poprzednich.