Rok 2026 przynosi szereg istotnych zmian w prawie pracy, które mogą znacząco wpłynąć na sposób funkcjonowania działów HR, politykę zatrudnienia oraz koszty prowadzenia działalności. Część nowych regulacji została już uchwalona i ma określoną datę wejścia w życie, inne pozostają na etapie projektów legislacyjnych, jednak już teraz warto je uwzględniać w zasadach funkcjonowania firmy.

W tym artykule dowiesz się:

• które dokumenty pobytowe obywateli UE wygasły 3 sierpnia 2026 r.,
• jakie są proponowane stawki płacy minimalnej na 2027 r.,
• jak przygotować firmę do wdrożenia przepisów o jawności wynagrodzeń.

Tematyka trzeciego wpisu

Trzecia część naszego przeglądu koncentruje się na rozwiązaniach, które znajdują się na różnych etapach procesu legislacyjnego lub dotyczą obowiązków, których praktyczne znaczenie będzie stopniowo rosło w kolejnych miesiącach.

Co istotne, projektowane nowelizacje, wyznaczają kierunek zmian w prawie pracy i pozwalają przewidzieć, jakie działania organizacyjne mogą okazać się konieczne w przyszłości.

Pierwsza część przeglądu: „Pracodawco bądź na bieżąco! Najważniejsze zmiany w prawie pracy w 2026 roku – część I”

Druga część przeglądu: „Pracodawco bądź na bieżąco! Najważniejsze zmiany w prawie pracy w 2026 roku – część II”

Wygaśnięcie niektórych dokumentów pobytowych dla obywateli UE i członków ich rodzin

Zgodnie z ustawą o wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 1065), pracodawcy powinni oni zwrócić uwagę na zbliżający się termin wymiany posiadanych dokumentów pobytowych.

Dotychczasowe zaświadczenia o zarejestrowaniu pobytu, dokumenty potwierdzające prawo stałego pobytu oraz karty pobytowe zachowywały ważność jedynie do 3 sierpnia 2026 r. Z perspektywy pracodawców oznacza to konieczność weryfikacji dokumentów posiadanych przez zatrudnionych cudzoziemców i odpowiednio wczesnego podjęcia działań.

Które dokumenty utraciły ważność?

Obowiązek wymiany dotyczy dokumentów wydanych do 1 sierpnia 2021 r., które zachowują ważność nie dłużej niż do 3 sierpnia 2026 r. Są to w szczególności:

• zaświadczenia o zarejestrowaniu pobytu obywatela UE,
• dokumenty potwierdzające prawo stałego pobytu obywatela UE,
• karty pobytowe członka rodziny obywatela UE,
• karty stałego pobytu członka rodziny obywatela UE.

Wymiana dokumentu jest również konieczna w przypadku zmiany danych osobowych, zmiany wizerunku twarzy, uszkodzenia dokumentu lub upływu terminu jego ważności. Wniosek należy złożyć do właściwego wojewody wraz z wymaganymi dokumentami, w tym aktualną fotografią i dokumentem potwierdzającym tożsamość.

Jakie obowiązki mają pracodawcy?

Choć obowiązek uzyskania nowego dokumentu spoczywa na obywatelu UE lub członku jego rodziny, pracodawca powinien sprawdzić, czy dokumenty pracowników potwierdzające legalność pobytu i zatrudnienia są nadal ważne.

Warto przeprowadzić przegląd dokumentacji kadrowej i ustalić, czy wśród pracowników znajdują się osoby posługujące się dokumentami wydanymi do 1 sierpnia 2021 r.

Jakie ryzyka ponosi pracodawca przy nieważnych dokumentach pobytowych?

Jeżeli pracownik posługuje się nieważnym dokumentem potwierdzającym prawo pobytu, a pracodawca nie zweryfikuje jego aktualności, może to prowadzić do:

• uznania zatrudnienia za nielegalne (jeżeli brak jest podstawy pobytu i pracy),
• odpowiedzialności wykazania dochowania należytej staranności podczas kontroli,
• sankcji administracyjnych w przypadku stwierdzenia naruszeń przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców,
• ryzyka zakwestionowania dokumentacji pracowniczej przez organy kontrolne (PIP, Straż Graniczna – w zakresie kontroli legalności pracy cudzoziemców).

Pracodawca powinien regularnie weryfikować legalność zatrudnienia i aktualność dokumentów, na podstawie których pracownik wykonuje pracę.

Propozycja płacy minimalnej i minimalnej stawki godzinowej na 2027 rok

Trwają prace nad ustaleniem wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej, które będą obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Choć ostateczne kwoty nie zostały jeszcze ustalone, już na etapie rządowej propozycji warto przeanalizować ich potencjalny wpływ na koszty zatrudnienia i politykę wynagrodzeń w organizacji.

Propozycja Rady Ministrów ws. stawki minimalnej

Rząd zaproponował, aby od 1 stycznia 2027 r.:

• minimalne wynagrodzenie za pracę wynosiło 4 950 zł brutto, czyli o 144 zł (3%) więcej niż w 2026 r. (4 806 zł),
• minimalna stawka godzinowa wynosiła 32,30 zł brutto, czyli o 0,90 zł więcej niż obecnie (31,40 zł). Propozycja została przekazana do negocjacji w Radzie Dialogu Społecznego.

Jakie skutki przyniesie wzrost płacy minimalnej?

Zmiana minimalnego wynagrodzenia oznacza nie tylko konieczność podwyższenia wynagrodzeń pracowników otrzymujących płacę minimalną. Wpływa również na minimalną stawkę godzinową dla wybranych umów cywilnoprawnych, wysokość niektórych świadczeń pracowniczych oraz całkowite koszty zatrudnienia ponoszone przez pracodawcę. W wielu organizacjach może także prowadzić do konieczności aktualizacji siatki płac i budżetu wynagrodzeń.

Nowe obowiązki dotyczące jawności wynagrodzeń

Transparentność wynagrodzeń jest jednym z najważniejszych kierunków zmian w europejskim prawie pracy. Celem nowych regulacji jest zwiększenie przejrzystości zasad wynagradzania oraz ograniczenie nieuzasadnionych różnic płacowych pomiędzy pracownikami wykonującymi taką samą pracę lub pracę o jednakowej wartości.

Zakres nowych obowiązków oraz terminy ich stosowania zostały szerzej omówione w artykule: „Dyrektywa o jawności wynagrodzeń – jakie obowiązki nakłada na pracodawców?”

Polski projekt wdrażający dyrektywę – na co warto zwrócić uwagę?

Wdrożenie dyrektywy do polskich przepisów wymaga nowelizacji przepisów Kodeksu pracy. Proces legislacyjny nadal trwa, jednak już teraz można jednak wskazać kilka zagadnień organizacyjnych, które budzą największe zainteresowanie pracodawców.

W szczególności dotyczą one:

• sposobu prezentowania „widełek” wynagrodzeń w procesie rekrutacji,
• opracowania obiektywnych kryteriów ustalania wynagrodzeń,
• przygotowanie uzasadnienia sposobu ustalania wynagrodzeń,
• dostosowania systemów HR do nowych obowiązków informacyjnych,
• przygotowania osób zarządzających do prowadzenia procesów rekrutacyjnych zgodnie z nowymi wymaganiami.

Problemy praktyczne związane z projektowanymi zmianami zostały szerzej omówione w artykule: „Nowe obowiązki dotyczące jawności wynagrodzeń – na co muszą przygotować się pracodawcy?”

Regulaminy i dokumentacja wewnętrzna – czy wymagają zmian?

Wdrożenie zasad transparentności wynagrodzeń nie będzie ograniczać się wyłącznie do procesu rekrutacji. W wielu przedsiębiorstwach konieczne może okazać się również dostosowanie dokumentacji wewnętrznej.

Zakres zmian będzie zależał od ostatecznego brzmienia polskich przepisów, jednak już dziś warto przeanalizować:

• regulamin wynagradzania,
• regulamin pracy,
• polityki wynagrodzeń,
• procedury rekrutacyjne,
• opisy stanowisk pracy,
• systemy wartościowania stanowisk – czyli sposób określania wartości poszczególnych stanowisk w firmie.

Szerzej o wpływie nowych regulacji na dokumentację pracowniczą piszemy w artykule: „Czy jawność wynagrodzeń wymaga zmiany regulaminu wynagradzania i regulaminu pracy?”

Wsparcie KWWP

Zmieniające się przepisy prawa pracy wymagają od pracodawców nie tylko znajomości nowych regulacji, ale również umiejętnego przełożenia ich na codzienną praktykę funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Kancelaria KWWP wspiera pracodawców w przygotowaniu organizacji do wdrożenia zbliżających się modyfikacji w prawie pracy poprzez pomoc w:

• analizie ryzyk prawnych,
• przygotowaniu procedur HR,
• wsparciu w zakresie zgodności z przepisami prawa pracy.

Wczesne przygotowanie organizacji do zmian pozwoli ograniczyć ryzyko prawne i uniknąć problemów związanych z wdrażaniem nowych obowiązków po wejściu przepisów w życie.

Stan prawny na dzień: 28 sierpnia 2026 r.